解读《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》

       一、背景依据

  2020年初,为做好疫情防控,减少人员聚集、方便用人单位和劳动者,拟推行劳动合同电子化管理,并向人力资源和社会保障部请示,申请政策支持。3月10日,人社部正式函复《关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号),认可了电子劳动合同的法律效力。通过相关企业试行电子劳动合同的尝试和积累的经验,总结出实行电子劳动合同有利于用人单位降本增效,有利于推动多场景应用,有利于提升政府监管效能和服务水平,有利于促进数字经济发展和推动人力资源服务行业转型升级。

  因此,为规范本市企业在推行电子劳动合同工作时,在准入门槛、技术标准等方面掌握统一尺度,我们决定起草相关实施意见,明确实行电子劳动合同的相关资质、技术条件,并对用人单位、劳动者和第三方的义务和责任提出了要求,列举了政府的服务和管理措施,积极创造制度环境,推进电子劳动合同广泛应用。

  二、起草过程

  前期,我们进行了深入细致的调研,广泛征求各方意见。与第三方签署服务机构、数字认证公司、自建系统企业等市场主体、司法机构和行业协会、局内外相关业务部门,通过多次召开座谈会、实地调研、问卷调查、书面征求意见等形式,全面了解企业和第三方试行电子劳动合同情况,广泛听取各方意见。在此基础上,修改完善形成了《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》(以下简称《实施意见》)。

  三、主要内容

  《实施意见》共七大项19条措施,从基本原则、适用范围、电子劳动合同的订立、电子劳动合同的实行、应用、加强管理服务等方面,主要解决电子劳动合同怎么推、怎么用、怎么管的问题,主要内容包括四方面:

  (一)电子劳动合同的订立:明确订立的基本条件

  第三项内容,主要包括五条措施。在人社部复函的基础上,进一步明确电子劳动合同订立的基本条件,细化为签署意愿、技术条件和合同内容,强调了确保电子劳动合同完整、准确、不被篡改,明确了电子劳动合同的全流程管理,即除订立外,续订、变更、解除(终止)劳动合同情形都可以采用电子形式。

  (二)电子劳动合同的实行:明确实行的标准和要求

  第四项内容,主要包括七条措施。主要解决用人单位如何实行电子劳动合同的问题。依据《电子签名法》《网络安全法》《信息安全等级保护办法》等相关法律法规,从三个方面进行规制。

  一是明确签署系统的相关资质和技术条件。对签署系统的电子签名认证功能、密码产品、网络安全等级保护、签署系统功能建设、合同订立流程等相关资质或技术条件逐一明确。这既便于先试行的用人单位“对号入座”,及时规范完善,也解决了有意向实行的用人单位如何选择第三方或如何自建自用签署系统的问题。

  二是明确第三方签署服务机构网络安全保护义务和服务要求。第三方签署服务机构是推进电子劳动合同的主要市场主体,需进一步明确网络安全和用户信息保护义务,提高服务质量,切实保障中小企业和广大劳动者的合法权益。

  三是明确用人单位责任和劳动者的义务。要求用人单位完善内部管理、为劳动者提供全方位和便捷化服务,不得设置任何障碍。同时,也明确了劳动者在申请身份认证和使用电子签名制作数据时应履行的义务。

  (三)电子劳动合同的应用:明确不同场景如何应用

  第五项内容,主要包括四条措施。主要解决电子劳动合同场景应用问题。明确不得以电子形式不属于书面合同为由,而否认电子劳动合同的法律效力。根据政务服务审批改革实际,对实行告知承诺制的事项,履行诚信承诺后,用人单位或劳动者可按规定程序提交电子劳动合同。在劳动人事争议仲裁、社保稽核、劳动保障监察执法中,对双方存在争议的,提出了认定标准。目前,按照信息化建设相关工作流程,待管理平台建成后,探索通过区块链等技术手段,实现数据共享和业务协同,提升场景运用的规模。

  (四)加强管理服务:明确服务管理的相关措施

  第六项内容,主要包括三条措施。按照市场化运作、政府服务与监管并重的原则,突出优化营商环境,减少行政干预,以优化服务职能为主,寓管理于服务。通过劳动合同统计调查、开展调研、组织培训等灵活多样的方式了解掌握实行情况,加强指导和服务,并强化行业自律,发挥行业组织的积极作用。

  四、适用范围

  《实施意见》适用于本市行政区域内注册的用人单位及其劳动者、第三方电子劳动合同签署服务机构。

  五、执行标准

  《实施意见》自印发之日起执行。